Cách cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay đơn giản, chi tiết nhất 

Máy chấm công là gì? Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay và những lưu ý cần biết khi sử dụng máy chấm công vân tay.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý giờ làm việc của nhân viên. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay. Trong bài viết hôm nay, Viptoolaz sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt máy chấm công vân tay đơn giản nhất.

I. Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là loại máy có chức năng ghi chép thời gian ra, vào của các cá nhân tại doanh nghiệp, công ty, trường học,… qua đó nhận biết được người nào đi trễ, về sớm, tăng ca hay nghỉ làm.

Hiện nay có rất nhiều loại máy chấm công với giá cả đa dạng như:

• Máy chấm công cơ học

• Máy chấm công thẻ từ cảm ứng

• Máy chấm công sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt, đồng tử)

II. Máy chấm công vân tay kết nối với máy tính như thế nào?

Có 2 cách nối máy chấm công đến máy tính qua cổng LAN, là đấu nối trực tiếp hoặc đấu nối gián tiếp:

– Đấu nối trực tiếp: bạn chỉ cần sử dụng một dây cáp cắm một đầu vào máy chấm công, đầu còn lại cắm vào cổng mạng trên máy tính. Khi sử dụng kết nối này, bạn phải đặt địa chỉ IP máy tính là địa chỉ IP tĩnh.

– Đấu nối gián tiếp: Bạn chỉ cần cắm máy chấm công vào mạng nội bộ (mạng LAN). Khi đó, máy chấm công sẽ có vai trò như thiết bị mạng như mạng LAN. Nếu muốn kết nối với máy chấm công, bạn chỉ cần mở phần mềm lên và gõ địa chỉ IP của máy chấm công (máy có địa chỉ mặc định là 192.168.1.201)

III. Tính năng của máy chấm công

Máy chấm công ra đời với vai trò ghi chép, thu thập và lưu trữ các loại dữ liệu, cụ thể:

• Theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên (thời gian ra vào công ty, thời gian làm việc tăng ca…)

• Giám sát và quản lý nhân sự

• Kết xuất file báo cáo theo các định dạng khác nhau

• Các tính năng hữu ích như liên kết với tin nhắn, email,…

IV. Hướng dẫn cách cài đặt máy chấm công vân tay chi tiết nhất

– Bước 1: Nhấn giữ phím “M/OK” từ 3 – 5 giây hoặc bấm vào nút theo hình bên dưới để vào hệ thống.

– Bước 2: Trên màn hình của hệ thống, chọn “Người sử dụng”

– Bước 3: Trên màn hình “Người sử dụng” chọn “Người sử dụng mới”

– Bước 4: Chọn “Vân tay” để bắt đầu đăng ký vân tay.

– Bước 5: Sau khi màn hình “Vân tay” hiện ra, đưa ngón tay muốn đăng ký vào mắt đọc để đăng ký. Bạn nên đặt tay 3 lần vào mắt đọc để nó nhận diện và ghi nhớ vào máy. Sau khi xong, máy sẽ hiện thông báo hoàn tất và đưa ra câu hỏi bạn có muốn tiếp tục đăng ký ngón thứ 2 không. Nếu muốn đăng ký ngón thứ 2 thì bấm chọn “OK” , nếu không chọn “ESC” để quay lại màn hình “Nhân viên mới”.

Đưa ngón tay muốn lấy vân tay vào mắt đọc để đăng ký

Lấy dấu vân tay thành công

V. Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm máy chấm công vân tay

1. Giới thiệu về phần mềm Paradise HR

Đây là phiên bản rút gọn có tính năng lưu dữ liệu trên SQLite. Paradise HR chuyên quản lý về chấm công, có thể kết nối được với nhiều thiết bị chấm công khác nhau, chạy độc lập trên một máy tính và siêu nhẹ.

2. Cài đặt Paradise HR

2.1. Nhập thông tin nhân viên

Để nhập hồ sơ của nhân viên, bạn có thể sử dụng một trong hai cách sau:

Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin nhân viên vào phần mềm

– Bước 1: Chọn Quản trị nhân sự, sau đó chọn Hồ sơ nhân viên

– Bước 2: Click vào Tạo nhân viên mới

– Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin của nhân viên gồm: Họ tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, bộ phận, phòng ban,…

Cách 2: Nhập thông tin từ file excel

Cách này áp dụng cho một số lượng hồ sơ lớn, bạn chỉ cần xuất và nhập thông tin vào file excel vừa xuất, sau đó import trở lại hệ thống.

– Bước 1: Chọn Quản trị nhân sự, sau đó chọn Hồ sơ nhân viên

– Bước 2: Chọn File mẫu import

Click chọn File mẫu import để kết xuất file mẫu excel

Trong file mẫu excel, nhập những thông tin cần thiết của nhân viên. Những cột không dùng đến bạn có thể ẩn hoặc xóa nó đi

VI. Lưu ý khi cài đặt và sử dụng máy chấm công bằng vân tay

• Lắp đặt máy nơi khô ráo, không ẩm ướt, tránh các tác động của môi trường. Bạn có thể trang bị hộp bảo vệ để giữ máy được bền và đẹp lâu nhất có thể.

• Nên thường xuyên lau chùi và vệ sinh máy chấm công để máy được bền hơn

• Nên xóa dữ liệu của nhân viên cũ để giải phóng bộ nhớ.

• Khi sử dụng, nên giữ tay sạch sẽ, không dính bụi bẩn và không ẩm ướt.

Trên đây là những thông tin về cách lắp đặt và sử dụng máy chấm công vân tay. Chúng tôi hy vọng đã có thể giúp bạn cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay đúng cách.