Xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel

Các thao tác làm việc với khối dữ liệu trong bảng tính Excel được Topthuthuat.vn tổng hợp và chia sẻ kiến thức cho người mới làm quen với phần mềm Microsoft Excel. Các thao tác xử lý dữ liệu trong Excel được giới thiệu trong bộ Tài liệu tự học Excel từ cơ bản đến nâng cao. Các phương pháp xử lý dữ liệu được định nghĩa chi tiết và minh họa bằng hình ảnh. Từ đó giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và dễ dàng thực hành làm theo.

Xử lý dữ liệu trên bản tính Excel gồm có các thao tác làm việc cơ bản và quan trọng sau:

1. Chọn khối (Select Cells)

– Chọn ô 
Nhấp chuột vào ô cần chọn. Ô được chọn được tô đậm và có kẻ viền đậm xung quanh.

– Chọn nhiều ô liền kề nhau/vùng làm việc
Nhấp chuột, giữ và kéo dịch chuyển đến ô bạn cần chọn rồi thả chuột. Khi đó các ô bạn chọn được kẻ viền màu xanh đậm, các ô đó gọi là vùng chọn (vùng làm việc)

Lưu ý:
Bạn có thể chọn vùng làm việc với nhiều ô liền kề nhau trong bảng tình Excel bằng cách: Nhấp chuột chọn 1 ô dữ liệu đầu tiên, giữ phím Shift trên bàn phím và nhấp chuột chọn ô cuối cùng bạn cần chọn. Kết quả cũng chọn được vùng chọn gồm các ô mà bạn muốn.

– Chọn cột
Nhấp chuột vào tên cột (A, B, C, D,…). Các ô trong cột đã chọn được phân biệt với các ô (cột) khác bằng đường viền màu xanh đậm.

– Chọn hàng
Nhấp chuột vào số thứ tự là tên hàng. Các ô trong hàng được tô đậm và phân biệt với các ô (hàng) khác bằng đường viền màu xanh đậm.

– Chọn nhiều vùng làm việc không liên kề nhau
Nhấn chuột, chọn vùng làm việc đầu tiên, sau đó thả chuột và giữ phím Ctrl, tiếp tục chọn vùng làm việc tiếp theo. Khi đó ta chọn được 2 vùng làm việc tách biệt nhau được hiển thì đậm hơn các ô khác trên trang tính.

2. Sao chép và dán (Copy and Paste)
Giống như soạn thảo văn bản trên Word, trên phần mềm Excel cũng cho phép bạn sao chép, cắt, dán nội dung sang các ô khác nhau trên bảng tính.

Để sao chép và dán nội dung lên các ô chúng ta làm như sau:
1: Chọn (các) ô bạn muốn sao chép.
2: Nhấp vào lệnh Copy trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn phím để thực hiện sao chép. Khi nhấp lệnh Copy, (các) ô được chọn được bao quanh bằng đường kẻ viền nét đứt màu xanh đậm.
3: Chọn (các) ô mà bạn muốn dán nội dung.
4: Nhấp vào lệnh Paste trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V để dán nội dung đã sao chép vào các ô đã chọn

Lưu ý:
Để truy cập thêm tính năng dán nội dung vừa sao chép. Bạn có thể truy cập các tùy chọn dán bổ sung, đặc biệt thuận tiện khi làm việc với các ô có chứa công thức hoặc định dạng.
Để truy cập thêm các tùy chọn dán, bạn vào tab Home trên thanh Ribbon -> Paste -> bấm vào mũi tên thả xuống trên lệnh Paste. Sau đó có thể chọn các tùy chọn dán khác nhau mà bạn muốn.

Hoặc thay vì chọn các lệnh từ Ribbon, bạn có thể truy cập các lệnh nhanh chóng bằng cách: Chọn vị trí (các) ô bạn muốn dán dữ liệu vừa sao chép, sau đó nhấp chuột phải. Một danh sách menu thả xuống, bạn sẽ tìm đến lệnh Paste tương tự như trên thanh Ribbon.

3. Chèn thêm ô (Insert)
Để chèn thêm 1 ô trong bảng tính. Đầu tiên bạn click vào ô có vị trí bạn muốn chèn thêm ô -> nhấp phải chuột chọn Insert -> chọn phương thức chèn ô -> ok

Các phương thức chèn thêm ô vào trong bảng tính gồm có:

Shirt cells right: tất cả dữ liệu bên phải ô chọn (cả dữ liêu ô được chọn) dịch sang phải 1 ô
Shirt cells down: tất cả dữ liệu bên dưới ô chọn (cả dữ liêu ô được chọn) dịch xuống dưới 1 ô
Entire row: Chèn thêm 1 hàng
Entire column: Chèn thêm 1 cột

4.  Chèn thêm hàng, cột
Bạn cũng có thể chèn thêm (các) hàng vào bảng tính bằng cách.
1. Chọn (các) hàng tại vị trí bạn cần chèn thêm hàng
2. Nhấp chuột vào lệnh Insert trên tab Home của thanh Ribbon hoặc nhấn chuột phải chọn lệnh Insert
3. Hiển thị (các) hàng bạn vừa thêm

– Chèn thêm (các) cột cũng tương tự với chèn thêm (các) hàng.
1. Trỏ chuột vào tên (các) cột (A, B, C, D,..)
2. Nhấp chuột vào lệnh Insert trên tab Home của thanh Ribbon hoặc nhấn phải chuột chọn Insert
3. Hiển thị (các) cột bạn vừa thêm

Lưu ý:
Để chèn thêm nhiều hàng (nhiều cột) bạn có thể chọn số lượng hàng (cột) tương ứng và nhấn chọn Insert. Kết quả đạt được là bạn sẽ thêm được nhiều hàng (nhiều cột) cùng một lúc mà không mất quá nhiều thao tác.

Ví dụ: Bạn muốn chèn thêm 4 hàng trên cùng một vị trí trong bảng tính. Bạn thực hiện như hình dưới đây:

5. Xóa nội dung và xóa cả ô
Để xóa nội dung trong ô, bạn chỉ cần nhấp chuột vào ô cần xóa -> nhấn phím Delete trên bàn phím. Ngay lập tức dữ liệu trong ô đó đã bị xóa, trả lại ô trống cho bạn.

Khi thực hiện lệnh Delete bạn phải phân biệt được xóa nội dung ô và xóa cả ô đó trên bảng tính, để sử dụng lệnh Delete cho phù hợp. Khi bạn muốn xóa cả ô dữ liệu đó trong bảng tính:
1. Chọn (các) ô bạn muốn xóa.
2. Chọn lệnh Delete từ tab Home trên Ribbon hoặc nhấn phải chuột chọn Delete
3. Chọn lệnh Delete Cells… -> Shift cells left hoặc Shift cells up

Trong đó:
– Shift cells left: Xóa ô đã chọn và dịch chuyển các ô bên phải ô bị xóa sang trái
– Shifft cells up: Xóa ô đã chọn và dịch chuyển các ô bên dưới ô bị xóa lên trên
– Entire row: Xóa hàng
– Entire column: Xóa cột
4. (Các) ô được chọn xóa khỏi bảng tính

6. Xóa hàng, cột
Để thực hiện xóa (các) hàng hoặc xóa (các) cột trong bảng tính
1. Nhấp chuột vào số thứ tự chỉ tên hàng (tên cột) cần xóa
2. Chọn lệnh Delete từ tab Home trên Ribbon
3. Chọn lệnh Delete Sheet rows hoặc Delete sheet columns
4. Các hàng (cột) vừa chọn ngay lập tức được xóa khỏi bảng tính. Các hàng bên dưới sẽ dịch lên trên (đối với xóa hàng), các cột bên phải sẽ dịch chuyển sang trái (đối với xóa cột) để thay thế (các) hàng/cột vừa bị xóa trước đó.

7. Di chuyển dữ liệu (Move)
Đôi khi bạn cần phải sắp xếp lại nội dung trang tính, bạn cần sử dụng lệnh di chuyển nội dung, dữ liệu từ vị trí này sang vị trí khác trong bảng tính. Excel hỗ trợ bạn di chuyển dữ liệu bằng cách:
1. Click chuột chọn (các) ô chứa nội dung cần di chuyển
2. Nhấp vào biểu tượng cắt (Cut) trên tab Home hoặc nhấn phải chuột chọn Cut để cắt vùng dữ liệu cần di chuyển

3. Chọn (các) ô cần di chuyển dữ liệu tới ô đó
4. Nhấp vào lệnh Paste trên tab Home để dán nội dung đã sao chép vào các ô đã chọn. (Thực hiện lệnh Paste tương tự như lệnh Paste trên phần Copy dữ liệu)

Lưu ý:
Để di chuyển nội dung của ô (hàng, cột) trong bảng tính Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + X để tách đối tượng cần di chuyển. Để dán dữ liệu ô (hàng, cột) vừa chọn, bạn nhấp chuột đến ô cần dán dữ liệu sau đó sử dụng phím tắt Ctrl + V để thực hiện lệnh dán. Thực hiện phím tắt giúp bạn thao tác nhanh hơn trong quá trình làm việc với bảng tính Excel.

8. Kéo và thả dữ liệu trong ô
Một cách để di chuyển dữ liệu của ô trong Excel, thay vì Copy, Cut và Paste, bạn có thể kéo và thả các ô trong cùng một trang tính (Sheet) để di chuyển nội dung của chúng.
1. Chọn (các) ô bạn muốn di chuyển.
2. Di chuột qua biên giới của (các) ô được chọn cho đến khi con trỏ thay đổi từ một chữ thập màu trắng sang một chữ thập màu đen với bốn mũi tên.
3. Bấm, giữ và kéo các ô đến vị trí mong muốn.
4. Thả chuột và các ô sẽ bị xóa ở vị trí đã chọn

Trong bài này hướng dẫn cho bạn các thao tác cơ bản xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel. Các thao tác này được thường xuyên sử dụng trong quá trình làm việc với ứng dụng Microsoft Excel. Nó giúp bạn soạn thảo văn bản trên bảng tính và xử lý khối dữ dữ liệu nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.